Ашот Дабагян | Защита бизнеса в финансовый кризис: архивная работа спасает директоров

В предыдущей статье о предбанкротной подготовке предприятия я рассказал, какие действия необходимо предпринять при надвигающемся финансовом кризисе компании.

Однако часто предотвратить банкротство уже невозможно, и тогда для предпринимателя встает вопрос максимизации защиты от рисков — как правило, имущественных.

Фундаментом надежной защиты станет в первую очередь грамотный и системный подход к хранению документов.

Согласно п. 2 ст. 126 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», после утверждения конкурсного управляющего в течение трех дней руководитель должника (или временный управляющий, который может появиться в иных процедурах банкротства) обязан передать ему всю документацию, печати, штампы, а также материальные и иные ценности.

Сроки могут быть продлены, если объем документации значительный. Однако в любом случае, для соблюдения требований закона необходим системный подход к хранению документов, исключающий как их утрату (как полную, так и частичную ввиду значительного объема бумажной документации). Исправлять недостатки архивной работы предприятия после введения процедуры будет поздно.

Физический архив компании

Организация архивного хранения зависит от масштабов бизнеса: в небольшой компании документы могут храниться в кабинете бухгалтера, тогда как крупные предприятия обычно содержат отдельные архивы — для текущей документации и для давних материалов.

Однако существуют универсальные правила, соблюдение которых снижает риски при банкротстве независимо от размера компании:

1. Систематизация документов:

• Группировка по какому-то критерию (тематика, издавший орган, корреспондент и т.д.) в папки одинакового формата;
• Подробная опись содержимого внутри каждой папки;
• Четкая маркировка всех папок.

2. Организация пространства:

• Размещение на стеллажах с разделением на секторы;
• Нумерация стеллажей/шкафов;
• Опись содержимого на каждом шкафу.

3. Создание общего каталога, содержащего:

• Перечень всех мест хранения;
• Структуру секций;
• Описание содержимого каждой папки.

В качестве ориентира можно использовать Методические рекомендации по подготовке управленческих документов постоянного хранения и документов по личному составу к передаче в государственные архивы Москвы, а также Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31.07.2023 г. №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Несмотря на их адресата (госархивы), эти правила можно адаптировать для нужд коммерческих организаций.

Главный критерий эффективности архивной системы: если новый человек (без предварительного инструктажа) может быстро найти нужный документ — значит, архив организован правильно.

Это особенно критично при банкротстве: конкурсный управляющий впервые увидит ваш архив и будет искать конкретные документы. Хаотичное хранение может привести к спорам, которые подробнее будут рассмотрены далее в статье.

Электронный архив компании

Повсеместное развитие компьютерной техники и цифровизация сделали возможным дублирование всех документов компании (или хотя бы основных) на цифровые носители.

Это удобно и практично не только с точки зрения ведения бизнеса, но и создает возможность дополнительной защиты интересов контролирующих должника лиц в процедуре банкротства.

Подходы к хранению и систематизации электронных документов должны быть такими же строгими, как и для физических документов. Все документы должны быть сгруппированы в папки по определенным критериям, каждый файл должен иметь индивидуальное название (например, название файла «Счет-фактура №1 от 01.01.2020 к договору поставки ООО «Ромашка»» более информативно, чем просто «Счет-фактура»). При этом необходимо соблюдать баланс между ограничениями на максимальную длину пути к файлу в компьютерной системе и необходимостью отражать суть документа в его названии.

Целесообразно создание реестра электронных документов. Для небольших компаний достаточно простой Excel-таблицы, тогда как крупным организациям стоит рассмотреть специализированные IT-решения для ведения такого реестра.

Несомненным плюсом хранения документов в электронном виде является возможность восстановить документ в случае утери его физической копии, работать с документами удаленно, а также сохранить всю базу документов компании на нескольких носителях.

Но в контексте защиты интересов контролирующих должника лиц — ключевое и наиболее важное применение электронному архиву — возможность сохранить копии документов для последующей защиты своих интересов от недобросовестных действий конкурсного управляющего.

Юридические последствия непередачи документов по требованию конкурсного управляющего

Как указывалось ранее, в силу норм Закона о банкротстве после утверждения конкурсного управляющего, руководитель должника обязан передать ему всю документацию, печати, штампы, материальные ценности. Неисполнение этих обязанностей создает высокий риск привлечения руководителя к субсидиарной ответственности

В силу п. 1 ст. 61.11 Закона о банкротстве, если полное погашение требований кредиторов невозможно вследствие действий и (или) бездействия контролирующего должника лица, такое лицо несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника.

П. 2 ст. 61.11 Закона о банкротстве содержит ряд презумпций доведения должника до состояния банкротства, в том числе отсутствие или искажение бухгалтерской документации или документов, хранение которых обязательно по закону.

Наличие такой презумпции само по себе не означает гарантированного привлечения к субсидиарной ответственности. Согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 21.12.2017 № 53 «О некоторых вопросах, связанных с привлечением контролирующих должника лиц к ответственности при банкротстве» заявителю по такому спору необходимо будет представить суду объяснения как отсутствие документов (или их неполнота/искажение) существенно повлияли на процедуру банкротства.

Под существенным влиянием понимается ситуация, при которой:

• невозможно идентифицировать контролирующих должника лиц;
• не удается определить основные активы должника;
• не удается выявить подозрительные сделки и их условия;
• не удается установить содержание решений органов управления должника и их влияние на причинение ущерба.

Если заявитель докажет наличие этих обстоятельств, бремя опровержения презумпции перейдет на ответчика.

Ответчик, опровергая презумпцию, должен будет доказать, что:

• недостатки представленной управляющему документации не привели к существенному затруднению проведения процедур банкротства;
• у него отсутствует вина в непередаче, ненадлежащем хранении документации. Им приняты все необходимые меры для исполнения обязанностей по ведению, хранению и передаче документации при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась.

При этом очевидно, что переход бремени доказывания на ответчика значительно повышает его риски быть привлеченным к субсидиарной ответственности.

Как электронный архив документов снижает риск привлечения к субсидиарной ответственности

К сожалению, на практике даже реальное исполнение обязанностей по передаче документов может оказаться недостаточной мерой защиты, если передача проведена с нарушениями.

Типичная ситуация: бывший директор передает конкурсному управляющему документацию с «упрощенной» описью, где указаны лишь общие названия папок («Бухгалтерия 2016», «Поставки 2017», «Письма»). Причины такого подхода могут быть различными:

• Сжатые сроки (например, 3 дня по ст. 126 Закона о банкротстве);
• Большой объем документов;
• Отсутствие системного подхода к хранению (невозможность быстро устранить недостатки);
• Нехватка ресурсов (денежных или кадровых) для привлечения профессиональных архивариусов.

Однако это создает риски. Например, если конкурсный управляющий пропустит срок оспаривания сделки, он может впоследствии заявить, что первичные документы по спорной сделке ему не передавались. Доказать обратное крайне сложно: опись с общими названиями папок («Поставки 2017») не подтверждает передачу конкретных документов. В итоге, исход спора будет зависеть от субъективного усмотрения судьи.

Неопределенность судебного исхода в подобных спорах обусловлена использованием косвенных доказательств. Так, факт непредъявления конкурсным управляющим запроса о предоставлении документов по сделке, информация о которой содержится в банковских выписках, может быть интерпретирован судом как свидетельство их первоначальной передачи. Тем не менее, в таких спорах нет достаточной определенности, что создает риски негативных последствий для бывшего директора, которых можно было избежать при надлежащем хранении и передачи документов.

Отдельного внимания заслуживает практика, при которой конкурсный управляющий, не анализируя сделки должника детально, инициирует их оспаривание по принципу «подавай все — суд своих разберет». Несмотря на позицию ВС РФ о недобросовестности такого подхода (см. определение СКЭС ВС РФ от 29.01.2020 № 308-ЭС19-18779(1,2)), некоторые управляющие продолжают его использовать.

Суть стратегии: управляющий оспаривает в суде все выявленные сделки, ссылаясь на отсутствие первичных документов как основание для признания сделок мнимыми, притворными, нарушающими права кредиторов должника. Даже если документы им в действительности получены. Поскольку доказать отсутствие документов (отрицательный факт) невозможно, бремя доказывания реальности сделок автоматически переходит на контрагента или бывшего руководителя.

Это создает значительные риски для добросовестных участников: даже если сделка была реальной, доказывать это придется заинтересованным лицам, в том числе, искать доказательства реальности сделок, что очевидно затруднительно в отсутствии документов. В этом случае выиграть в суде можно будет только если контрагент еще ведет деятельность и у него сохранились копии документов. Однако всегда есть риск того, что контрагент ликвидирован, не ведет более деятельности в России, сам находятся в процедуре банкротства.

Каждая сделка, признанная недействительной по таким основаниям, становится дополнительным аргументом для привлечения контролирующих лиц к субсидиарной ответственности.

Именно поэтому директору стоит озаботиться сохранением электронных копий документов компании на каком-нибудь носителе и хранить ее не менее 10 лет.

Сохранение электронных копий документов существенно увеличивает шанс положительного исхода споров в деле о банкротстве для контролирующих должника лиц, снижает риски привлечения к субсидиарной ответственности.

Кратко подведем итоги написанному:

1. Грамотный и системный подход к хранению документов поможет Вам в будущем в случае банкротства компании;
2. Электронное хранение документов — это не только удобно, но и важно в случае, если вам придется защищать в суде сделки, заключенные в период вашего руководства;
3. Организовать системное хранение документов (как физических, так и электронных) необходимо заранее, исправлять ситуацию, когда банкротство близко — затруднительно;
4. Если передаете оригиналы документов конкурсному управляющему — сохраните электронные копии для себя.